La teoría general de la relatividad, publicada por Albert Einstein en 1915, propone que la propia geometría del espacio-tiempo se ve afectada por la presencia de materia y predice que el espacio-tiempo no será plano en presencia de materia y que la curvatura del espacio-tiempo será percibida como un campo gravitatorio. En plata, que el concepto tiempo también es relativo, y no sólo porque la sensación que se tenga de su duración esté condicionada al tipo de actividad, más o menos placentera, que se esté realizando.
Pero esta teoría no tiene nada que ver ni puede servir de excusa con la organización que hacemos del tiempo, de manera que resulte eficaz y positiva, entre otras cosas, para mantener nuestra estabilidad emocional. Hace pocos días, una buena amiga me confesaba angustiada que, debido a la situación difícil (temporal, obviamente) que está pasando, no tenía ni tiempo para abrir los mensajes y era consciente de que estaba desatendiendo las relaciones personales. Este comentario, más frecuente de lo que pueda parecer, nos da pie a reflexionar sobre el cómo gestionamos nuestro tiempo, eso que parece sólo el nombre de una asignatura en una Escuela de Negocios.
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No cabe la menor duda de que la gestión del tiempo (time management en el argot profesional) ha adquirido en las últimas décadas una gran relevancia en nuestra sociedad. La sensación de “tener mucho que hacer y poco tiempo disponible” no es ajena a casi nadie. Nos hemos dado cuenta de que el tiempo es un recurso muy valioso y de que, para ser eficientes, también en el ámbito personal, hemos de aprovecharlo de forma óptima, buscando, hablando en términos del mundo empresarial, el mayor beneficio posible con el menor esfuerzo, pensando, además, que el desequilibrio entre vida profesional y personal es cada vez mayor. La consecuencia de todo esto es demasiado importante como para obviarla: un incremento importante de nuestros niveles de estrés y ansiedad, que se está convirtiendo en la enfermedad del siglo XXI y que, dicho sea de paso, es la mayor causa de bajas laborales hoy en día.
El día tiene "solo" veinticuatro horas, pero para todos, y por eso, saber gestionar adecuadamente nuestro tiempo, tendrá como consecuencia unos niveles óptimos de productividad, si se ve desde la óptica profesional, y eficiencia personal. Se puede afirmar, pues, que el tiempo no es el problema, sino que es la autogestión de cada uno donde se marca el rumbo que tomarán las cosas a lo largo de nuestro día. Podríamos dividir la autogestión de nuestro tiempo en dos categorías:
• Negativo, cuando al final de la jornada no se han alcanzado los objetivos planteados aunque se tenga la sensación de no haber perdido ni un minuto;
• Positivo, si se ha aprovechado cada momento para llevar a cabo una tarea o para descansar.
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Pero en nuestro camino, deberemos saber reconocer a los temidos ladrones de tiempo para enfrentarnos a ellos, porque sólo manteniéndolos a raya nos será posible alcanzar los éxitos que deseamos. Los “ladrones de tiempo” es un concepto que explica los diferentes factores negativos que nos impiden aprovechar efectivamente el tiempo de que disponemos. Algunos son realmente inevitables y necesarios, otros en cambio, deben tratar de reducirse parcial o totalmente. El manejo óptimo del tiempo es una habilidad que, con práctica y método, puede aprenderse. Conseguir vencer a los ladrones de tiempo es un factor de éxito principal. Para ello, es necesario reconocer a los ladrones de tiempo y como tratar con esas situaciones.
Es bien conocido el Principio de Pareto1, conocido también como la regla del 80-20 por la cual el 80% de las tareas las realizamos en el 20% del tiempo disponible. Por consiguiente hay un pequeño número de ocupaciones que nos requieren una enorme cantidad de recursos y esfuerzo. Gestionar correctamente el rendimiento real de estos elementos, gracias a la formación en gestión eficaz del tiempo, consigue incrementar el límite temporal diario sin incrementar las horas dedicadas a la actividad.
Si dejamos que los ladrones de tiempo campen a sus anchas por nuestra vida, entraremos en una dinámica muy negativa. Necesitaremos más tiempo para hacer nuestras obligaciones y tendremos que sacarlo de algún sitio, así que no tendremos más remedio que dedicar menos tiempo a lo que nos gusta, a nuestra familia, amigos y aficiones. Y eso no mola nada. Algunos de estos ladrones vienen del exterior y otros los generamos nosotros mismos. Algunos son evidentes y otros pasan inadvertidos, nos quitan unos minutos cada vez, que al final de la semana se convierten en horas.
| ¿O cambiar la forma de ver? |
Dwight D. Eisenhower, trigésimo cuarto presidente de los EE.UU., pensaba que debemos dedicar atención y tiempo a nuestras actividades en función de su importancia y urgencia. Decía, con razón, que tendemos demasiado a centrarnos en las cosas que son importantes y urgentes a la vez, lo que genera un comportamiento reactivo ante lo que se tiene que hacer ahora mismo, en vez de centrarnos en las cosas que son importantes, aunque poco urgentes, lo que sería la base de un comportamiento más estratégico, orientado a objetivos a largo plazo. Sobre esta base, el profesor y conferenciante estadounidense Stephen R. Covey popularizó la Matriz de Gestión del Tiempo en su libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva:
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Si prestas demasiada atención al Cuadrante I (cosas urgentes e importantes), éste se irá haciendo cada vez más grande y te llegará a dominar por completo. Los Cuadrantes III y IV incluyen cosas que, urgentes o no, no son importantes. La gente efectiva pasa más tiempo en el Cuadrante II, reduce en lo posible el tiempo que está en el Cuadrante I, y no se preocupa demasiado de los Cuadrantes III y IV.
En el Cuadrante II (cosas importantes, aunque no urgentes) reside el núcleo de una gestión personal eficaz. Aquí están las cosas que te permiten vivir aprovechando oportunidades y actuando preventivamente, en vez de resolviendo problemas. Cosas como crear y reforzar relaciones personales, hacer ejercicio, planificar tu futuro, aprender, etc. Para moverte hacia este cuadrante, primero debes tener claras cuáles son tus prioridades, y después debes aprender a decir no a otras actividades, algunas urgentes y aparentemente importantes.
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La lucha contra los “ladrones de tiempo” se ha convertido para las empresas en una prioridad por razones de productividad y eficiencia, lucha que excede, con mucho, los límites de estas reflexiones, que no nacen con voluntad de convertirse en un “manual” sobre gestión del tiempo. Sólo apuntar que, en el ámbito de la persona, y en el escenario visto hasta ahora, lo cierto es que ya se ve que no es un problema del “tiempo” o de “gestión del tiempo” sino de cómo nos gestionamos a nosotros mismos. De cómo invertimos las horas que estamos atendiendo nuestras ocupaciones o descansando. Y en esa buena o mala gestión de nosotros mismos tienen mucho que ver los malos hábitos. Malos hábitos que adquirimos hace muchos años o bien recientemente, que están bien arraigados en nosotros y que condicionan — para mal— nuestras decisiones. Son esos malos hábitos los que hacen que naufraguemos y tengamos la sensación de que no nos llegan las horas del día.
Porque los “ladrones de tiempo” no te quitan tiempo —que también— sino que te separan de las cosas que de verdad quieres conseguir. De tu trabajo, de tus tareas, de tus objetivos. Cada vez que caes en ellos te alejas de lo que persigues. Cada vez que te vencen te alejas del porqué de levantarte cada mañana.
El tiempo sólo tiene valor si hacemos algo provechoso con él. Por lo demás “el tiempo no es oro” como reza el adagio. De hecho el tiempo es algo de poco valor, porque nosotros mismos continuamente lo estamos depreciando con actividades y tareas intrascendentes y muchas veces ridículas.
“Ladrones de tiempo” hay muchos y algunos son mucho más peligrosos y están más extendidos que otros. La mayoría de nosotros caemos y sufrimos alguno (o varios) de los siguientes ladrones: interrupciones, improvisación. reuniones, televisión, Internet, Email, teléfono, etc. Lo que parece prioritario es que se sea consciente de lo que hace perder el tiempo en cada caso particular para, a partir de ahí, realizar labores de prevención. Si, por ejemplo, sabes que los mensajes del móvil te distraen en exceso, desconéctalo durante las horas del día en que necesitas una mayor concentración. Y lo mismo ocurre con Internet y las Redes; se trata de algo tan fácil (y tan difícil) como conseguir que la tecnología esté realmente a tu servicio y no al revés. Fíjate que, de esta situación a la de “no tener ni tiempo para ver los mensajes que recibo” va un abismo: tú controlas.
Como divertimento para ayudar a calibrar la gravedad y dimensión del problema del que no siempre somos conscientes, fijémonos en un hábito identificado como uno de los más perniciosos “ladrones de tiempo” aunque no reconocido usualmente, la televisión, y desmenucémoslo como tal hábito. Y es que, cuando en cualquier conversación informal preguntas a alguien si diariamente ve muchas horas de televisión, su respuesta generalmente será del tipo «yo no veo la televisión» o una aseveración parecida. Pero lo cierto es que las encuestas arrojan unos datos demoledores con cifras sonrojantes a lo largo y ancho de nuestro planeta:
• La media mundial se sitúa en un consumo de 188 minutos al día de televisión. Son 3 horas diarias.
• En España la cifra asciende a 227 minutos, es decir, 3,7 horas diarias.
Dejemos que los números hablen solos y muestren nítidamente la desoladora realidad en la que vivimos. Estamos hablando de horas y horas despilfarradas ¡todos los días del año de todos los años! Para miles de personas el descanso es sinónimo de sofá y televisión. Si bien es cierto que es una actividad en la que descansa nuestro cuerpo físico —estamos sentados o tumbados— es algo que nos desgasta mentalmente más de lo que creemos pues, lejos de aportar y enriquecer, resta. Monopolizar todo nuestro descanso únicamente haciendo eso, ni es sano, ni inteligente ni enriquecedor.
Entonces, ¿por qué lo hacemos si en frío casi todos reconocemos que no es bueno?
• Es un mal hábito que la mayoría adquirimos en nuestra niñez. El final del día para casi todos nosotros siempre ha sido “cena, un poco de tele y a la cama”.
• Es muy fácil disfrutar de él. Basta con apretar desde el sofá un botón en el mando a distancia.
• Nos convencemos de que realmente estamos descansando, aunque el programa que estemos viendo sea deplorable y pasemos la mitad del tiempo haciendo zapping.
• Nadie nos ha enseñado a descansar de otro modo ni posiblemente nos hemos molestado en buscar alternativas.
• Es una actividad en la que nos lo dan todo hecho. No requiere esfuerzo físico y eso nos encanta.
• Pensamos —equivocadamente— que estamos “tan cansados” que no podemos hacer otra cosa.
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Dejando a un lado la mediocre y a veces bochornosa calidad de los contenidos televisivos que consumimos a diario, la televisión es un auténtico ladrón de nuestro tiempo, de nuestra energía, de nuestra atención, de nuestras ideas y hasta de nuestra estima personal. Es, ciertamente, adictiva, ya que por lo general tendemos a consumir más en lugar de reducir el consumo. Nos hace sentir mal con nosotros mismos por no hacer cosas más útiles («he estado tirado delante de la TV toda la tarde y al final no he hecho nada»). Es causa de procrastinación —tendencia a postergar tareas— y por si fuera poco llenamos nuestra mente de ruido e ideas vacías y a veces vergonzosas.
En términos de robo de nuestro tiempo, la TV es sin duda un enemigo descomunal. Y si verdaderamente queremos vivir plenamente, sacar más horas del día para cosas que realmente nos importan, y disfrutar de un descanso rico y entretenido, es algo que tenemos que empezar a corregir cuanto antes. ¿Es que hay que dejar de ver la televisión? La respuesta es no. No se trata de eliminar sino de REDUCIR y controlar. No hay por qué dejar de disfrutar de una buena película, un documental o una serie de ficción que de verdad nos entretienen o nos informan. Se trata de “poner a dieta” las horas muertas de televisión para así poder hacer otras cosas verdaderamente importantes para ti o los tuyos.
Y ante ese panorama, si te afecta, la próxima vez que te veas a ti mismo diciendo que no tienes tiempo para hacer cualquier, pregúntate cuántas horas de televisión ves al día. Es tu elección.
Como hemos hecho con esto, se puede analizar cualquier otro hábito que se haya identificado en cada caso como “ladrón de tiempo” como la mayoría de esos “adelantos técnicos para mejorar las relaciones personales” que en realidad crean dependencia no reconocida (WhatsAp, Facebook, Twitter,...) y afrontarlo con organización eficaz (cualquier sistema que te permita gestionarte es perfectamente válido). Si no te organizas, perderás infinidad de tiempo decidiendo qué es lo siguiente que vas a hacer y cómo. Dedica todos los días un pequeño rato a organizar tus cosas y ganarás mucho tiempo después. Planifica, agrupa tareas parecidas dentro de un mismo contexto y prepara un plan diario de acción siendo sensato, no olvidando que hay crisis o estados de emergencia. Son la locura. Todo se va al garete. La mayoría de ellas son consecuencia de algo que se hizo mal o no se hizo. Hay que prevenirlas en la medida de los posible. ¿Cómo? Definiendo claramente objetivos y tareas, organizando, planificando, tomando decisiones, diciendo NO a lo innecesario,… no permitiendo que te roben tu tiempo.
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1Vilfredo
Pareto (1848 – 1923) fue un ingeniero, sociólogo, economista y
filósofo italiano famoso por enunciar, en sus estudios sobre la
riqueza, el Principio que lleva su nombre, también conocido como
la regla del 80-20, ley que describe el fenómeno estadístico por
el que en cualquier población que contribuye a un efecto común, es
una proporción pequeña la que contribuye a la mayor parte del
efecto. Estas cifras son arbitrarias; no son exactas y pueden
variar. Su aplicación reside en la descripción de un fenómeno y,
como tal, es aproximada y adaptable a cada caso particular.
